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Effizient automatisieren

Unsere Tipps für die erfolgreiche Automatisierung Ihrer Belegverarbeitung.

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So steigern Sie Ihre Automatisierungsquote!

Fachkräftemangel, steigender Workload, Fehler durch repetitive Tätigkeiten, mühsame Rückfragen und meterhohe Papierstapel. Klingt vertraut? 

Bereits mehr als 1.000 Steuerberater und 10.000 ihrer Mandanten automatisieren die Belegverarbeitung mit Finmatics und sparen dadurch 70% ihrer Zeit. Mit Finmatics können 9 von 10 Buchungen automatisiert ohne manuelles Eingreifen (= touchless) verarbeitet werden. Dafür durchläuft ein Beleg verschiedene Arbeitsschritte, die automatisiert im Hintergrund ablaufen.

Allerdings ist eine hohe Touchlessquote von verschiedenen Faktoren abhängig. Um das volle Potenzial von Finmatics auszuschöpfen gibt es einige Punkte, die Sie beachten können. So steigern Sie die Automatisierungsquote auch in Ihrer Kanzlei und sparen bis zu 70% Zeit in der Belegverarbeitung.

"Mein Ziel in der Betreuung von Kunden ist es, eine Automatisierungsquote von 100% zu erreichen und innerhalb der ersten 2 Monate bereits 60% der Belege touchless zu verarbeiten. Dafür ist es wichtig, die KI von Finmatics bestmöglich beim Lernprozess zu unterstützen und eine gute Datengrundlage zu schaffen. So können in kurzer Zeit immer mehr Belege automatisiert verarbeitet werden und die Zeitersparnis steigt konstant an."

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Ilija Opacak
Account Management | Finmatics GmbH

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1. Stammdatenpflege

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Um Belege touchless zu verarbeiten ist es wichtig, dass die Stammdaten der Geschäftspartner Ihrer Mandanten und Lieferanten gut gepflegt sind. 

Finmatics lernt ständig mit und generiert Buchungsvorschläge basierend auf vergangenen Buchungen. Dazu gehören:

  • Die richtige Zuordnung des Geschäftspartners
  • Das korrekte Auslesen der Belegfelder
  • Die richtige Kontierung (Sachkontozuordnung)

Sind die Stammdaten vollständig verfügbar wird der Lernprozess deutlich beschleunigt und Sie steigern die Anzahl der automatisierten Buchungsvorschläge. 

💡 Unser Tipp: Befolgen Sie die in diesem Artikel beschriebenen Schritte.

2. Dokumente in guter Qualität einscannen

Im ersten Schritt der Belegdatenerfassung nutzt Finmatics OCR-Erkennung (und wandelt Pixel damit in Zeichen/Buchstaben um). Werden Belege in sehr schlechter Qualität eingescannt oder abfotografiert können in manchen Fällen nicht alle Zeichen korrekt erkannt werden.

Mit einer guten Scan-Qualität stellen Sie sicher, dass alle Daten eines Belegs korrekt erkannt werden und ebnen den Weg für eine digitale und automatisierte Weiterverarbeitung. 

💡 Unser Tipp: Überprüfen Sie Ihre Scan-Einstellungen und nutzen Sie die neuen Scan-Funktionen der Finmatics Mobile App (Belegerkennung, Bildoptimierung, verlustfreie Bildkomprimierung)     

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3. Viele Dokumente pro Mandant hochladen

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Im Gegensatz zu Rechnungslayouts oder Informationen, die auf Belegen enthalten sein müssen ist die Verarbeitung von Mandanten individuell. Finmatics lernt aus Ihrer Buchungsvergangenheit und verbessert sich ständig selbst. Wenn bei Buchungsvorschlägen manuelle Korrekturen notwendig sind lernt Finmatics diese von selbst und liefert beim nächsten Mal direkt die richtigen Ergebnisse.

Daher steigt die Automatisierungsquote mit den verarbeiteten Dokumenten. Je besser Finmatics Ihre Buchungshistorie kennt, desto weniger müssen Sie und Ihre Mitarbeitenden in Zukunft manuell bearbeiten.

💡 Unser Tipp: Helfen Sie Finmatics beim Lernen indem Sie mehrere Dokumente pro Mandant hochladen und erreichen Sie schneller eine Top-Automatisierungsquote. 

4. Mehrere Belegtypen und Mandanten verarbeiten

Die Verarbeitung von Mandanten und verschiedenen Belegtypen ist oft sehr individuell in Kanzleien oder Unternehmen. Finmatics lernt mit jeder Buchung mit und verbessert sich so ständig selbst. Wenn Sie mit der Nutzung von Finmatics beginnen, können Sie aktiv dazu beitragen, Ihre Automatisierungsquote schnell zu steigern.

💡 Unser Tipp: Verarbeiten Sie gleich mehrere Belegtypen und Mandanten und unterstützen Sie so den Lernprozess von Anfang an.

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So werden auch Sie zum Digital Hero!

Automatisieren lohnt sich! Mit dem Finmatics Badge bieten wir Kunden, die schon besonders weit im Digitalisierungs- und Automatisierungsprozess sind eine Möglichkeit, dies auch nach außen hin zu zeigen.

Erreichen auch Sie eine Automatisierungsquote von mindestens 60% indem Sie die oben genannten Punkte umsetzen und kontaktieren Sie Ihren zuständigen Customer Success Manager für das Abzeichen.

Das Digital Hero Badge kann auf Ihrer Homepage oder in Ihrer E-Mail Signatur platziert werden. Zeigen Sie Ihren Mandanten, Kolleg:innen und potenziellen Nachwuchskräften, dass Sie digitaler Vorreiter sind und auf moderne Technologie in der Buchhaltung setzen.

 

Bei über Steuerberatern und 10.000 ihrer Mandanten im Einsatz
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Belegeingang für Mandanten - DATEV Unternehmen online optimal ergänzen.

Dr. Thiems & Kollegen Steuerberatungsgesellschaft

Mit den digitalen Assistenten von Finmatics als Ergänzung zu DATEV Unternehmen Online konnte die Steuerberatungskanzlei Dr. Thiems & Kollegen Ihren Mandanten flexible und individuelle Tools zum digitalen Belegtransfer anbieten und so die Digitalisierungsquote ihrer Mandantschaft von 30% auf über 80% erhöhen.

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Vollständige Kanzlei-Automatisierung mit DATEV und Finmatics

Deuner & Schönweitz PartG mbB

Die Kanzlei treibt die Digitalisierung durch Nutzung von künstlicher Intelligenz im Belegeingang und bei der Belegverarbeitung voran. Treiber für die Digitalisierung sind der größer werdende Mangel an geschulten Buchhaltern, sowie das Ziel, durch digitale Assistenten höchste Qualität in der laufenden Buchhaltung für Mandanten zu gewährleisten.

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Papierlose Kanzlei und ganzheitliche Beratung bei DWL Döcker

DWL Döcker und Partner mbB Wirtschaftsprüfer Steuerberater Rechtsanwalt

Für die Kanzlei war es wichtig, auf dem Zahn der Zeit zu bleiben und sich mit modernster Technologie weiterzuentwickeln. Dafür war Finmatics die optimale Lösung, um z.B. durch das automatische Auslesen von Belegzeilen viel wertvolle Zeit zu sparen.

 
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Die Digitalisierung der Kanzlei Schröder & Partner

Schröder & Partner PartG mbB

Die Berliner Kanzlei Schröder und Partner arbeitet bereits seit 2016 digital. Mit Finmatics und DATEV wurden digitale Workflows und Automatiserungen eingeführt und alle Belege werden nur noch digital und mit künstlicher Intelligenz verarbeitet. 

Ich berate Sie gerne

Lea_Wildemann

"Ich unterstütze meine Kund:innen dabei, mit Finmatics innerhalb kürzester Zeit die bestmögliche Automatisierungsquote zu erreichen und stehe bei Digitalisierungsprojekten immer mit helfender Hand und wichtigen Tipps zur Seite"

Lea Wildemann
Digital Transformation Consultant

E: contact(at)finmatics.com

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