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Wenn jeder tut, was er am besten kann, haben alle was davon. Das zeigt sich auch am Beispiel der Zusammenarbeit von BMD und Finmatics von Abacus.ac. Gemeinsam stellen sie eine integrierte Lösung für die intelligente Automatisierung des Rechnungswesens ihrer Kund/innen zur Verfügung: Von der Digitalisierung der Belege über das KI-unterstützte Auslesen bis hin zur Verarbeitung und Kontierung in der Buchhaltungssoftware. Die Lösung führt die KI-Technologie von Finmatics mit der Accounting Technologie von BMD zusammen. “Vor allem in der Kreditorenbuchhaltung entsteht dadurch ein enormes Potential zur Wertschöpfungsoptimierung”, sagt dazu Wolfgang Foissner, Verkaufsleiter bei der BMD SYSTEMHAUS GmbH.

 

Dass die Erfassung, Bearbeitung und Verbuchung von Eingangsrechnungen ressourcenintensiv ist, wissen die meisten. Was allerdings viele unterschätzen, ist, welchen Anteil der personellen Kapazitäten der Rechnungseingangsprozess tatsächlich in Anspruch nimmt. Schätzungen zufolge sind es ganze 75 Prozent. Das bedeutet, dass drei von vier Mitarbeiter/innen in der Buchhaltung mit Belegmanagement beschäftigt sind. Zu diesem Ergebnis kommen branchenunabhängige Benchmarks. Im Durchschnitt kann ein/e Mitarbeiter/in zwischen 10.000 und 20.000 Eingangsrechnungen pro Jahr bearbeiten. Durch eine Rechnungswesen-Software mit intelligenter Auslese- und Datenverarbeitungslogik kann diese Zahl verzehnfacht werden.

 

Das Ganze ist mehr als die Summe seiner Teile

Das Digitalisierungs- und Automatisierungspotential im Rechnungswesen ist nicht unentdeckt geblieben. Rund um die Technologisierung von Buchhaltungsprozessen hat sich ein dynamischer, schnell wachsender Markt entwickelt, dem es an Innovationskraft nicht fehlt – für so gut wie jedes Optimierungsproblem gibt es bereits eine Lösung. Und genau darin liegt auch die größte Herausforderung: Isolierte Softwarekomponenten, die nur schwer miteinander zu verbinden sind. “Die Stärke von BMD liegt in seiner Integrationstiefe”, erklärt Wolfgang Foissner. Als Verkaufsleiter bei der BMD SYSTEMHAUS GmbH kennt er die Pain Points der Buchhaltungsabteilungen in Unternehmen und Steuerberatungskanzleien: “Wenn man anfängt, für jeden Prozessschritt eine eigene Inselsoftware zu implementieren, schafft man damit ineffiziente Workflows. Wenn die Systeme nicht zusammenarbeiten, müssen die Informationen für jedes Tool separat verfügbar gemacht werden. Die selben Daten müssen dann mehrere Male abgetippt und eingespeist werden. Dass solche Prozesse nicht nur mühselig sind, sondern auch hochgradig fehleranfällig, ist logisch.” Darum hat sich BMD darauf spezialisiert, eine Rechnungswesen-Software zu entwickeln, die zwar flexibel, aber gleichzeitig voll integriert ist. Möglich macht das ein modularer Aufbau, der jene Softwarekomponenten, die gebraucht werden, zu einer intuitiven Gesamtlösung zusammenfügt. In Zusammenarbeit mit Finmatics entsteht so ein nahtloser Rechnungseingangsprozess:

  • Digitale Erfassung der Rechnungsmerkmale: Grundlage eines digitalen Rechnungswesens ist das intelligente Auslesen der Eingangsrechnungen. Dank leistungsstarker künstlicher Intelligenz erkennt Abacus die erste und letzte Seite eines Belegs und erfasst die relevanten Belegmerkmale. Außerdem fügt Abacus dem Beleg Merkmale hinzu, die für die Bearbeitung im Unternehmen benötigt werden. Dafür lernt die Software aus den historischen Daten der Buchungen und Stammdaten (wie z.B. Lieferant/innen, Kostenstellen und Steuercodes), die grundlegenden Informationen selbstständig zu identifizieren und zuzuordnen.

 

  • Automatisierte Kontierung: Im zweiten Schritt des Belegverarbeitungsprozesses erfolgt die automatische Verbuchung der Eingangsrechnung in BMD. Die Buchungsregeln werden auf Basis historischer Kontierungsdaten automatisch ausgelesen, einmalig validiert und dann automatisiert für die Verbuchung herangezogen. Ein einfaches Beispiel: Wenn ein Gasthaus Limonade einkauft, handelt es sich um Wareneinsatz. Wenn ein Technologieanbieter denselben Einkauf tätigt, fällt das unter Bewirtungsspesen. Derartige Regeln können jederzeit manuell ergänzt oder adaptiert werden. Generell kann an jedem Punkt ein manueller Eingriff zwischengeschaltet werden. Das angestrebte Ziel ist jedoch auch in diesem Schritt ein automatisierter Prozess. Eine wesentliche Voraussetzung dafür ist die Mehrmandantenfähigkeit. Dadurch können unternehmens- oder länderspezifische Buchungsregeln für einzelne Mandant/innen definiert werden.

 

Die Qualität einer Lösung zeigt sich an ihren Ergebnissen

Um den Digitalisierungsgrad von Steuerberatungskanzleien festzustellen, hat BMD eigens eine Anwendung entwickelt. Sie hilft Kanzleien, zu verstehen, wo sie in puncto Rechnungswesen 4.0 stehen, indem sie das realisierte Automatisierungspotential berechnet. Das Programm erkennt, welcher Anteil der Buchungen maschinell bearbeitet wurde. “Beim Großteil der Kanzleien bewegt sich diese Kennzahl heute unter 50 Prozent”, so Foissner. Mithilfe von integrierten Lösungen wie der von BMD und Finmatics können bis zu 90 Prozent aller eingehenden Belege automatisiert verarbeitet werden. Da sich die KI (künstliche Intelligenz) dank Machine Learning Algorithmus laufend selbst optimiert, steigt dieser Anteil über die Zeit kontinuierlich an.

Der Vorteil ist offensichtlich: Die Freisetzung von wertvollen personellen und finanziellen Ressourcen. Diese können wertschöpfenderen Aufgaben als dem Abtippen von Belegen zugeführt werden – wie zum Beispiel Beratungstätigkeiten, Strategiearbeit, Datenanalyse oder auch einfach einer Kaffeepause. Neben den Effizienzpotentialen schafft der Einsatz von KI im Rechnungseingangsprozess aber auch erhebliche Verbesserungen in der Prozessqualität:

  • verminderte Fehleranfälligkeit durch automatisiertes Auslesen der Rechnungsinformationen
  • Sicherstellung, dass Validierungs- und Freigabeprozesse plangemäß durchgeführt werden
  • Transparenz und Nachvollziehbarkeit durch lückenlose Prozessdokumentation

 

Rechnungswesen 4.0

Die verbesserte Datengrundlage kommt wiederum dem Controlling zugute: Integrierte Analysemöglichkeiten schaffen eine verlässliche Basis für die Leistungsmessung, Entscheidungsfindung und letztlich auch die Unternehmenssteuerung. In diesem Sinne kann der Wert einer digitalen Buchhaltung weit über reine Effizienzpotentiale hinausgehen und zu einem wesentlichen Erfolgsfaktor werden. “Wir verstehen uns als strategischer Partner unserer Kund/innen und denken Prozessoptimierung über das reine Rechnungswesen hinaus. Unser ganzheitlicher Ansatz und integrativer Zugang schaffen Verbesserungsmöglichkeiten entlang der gesamten Wertschöpfungskette”, sagt Foissner abschließend. Dem ist eigentlich nichts mehr hinzuzufügen – außer: Danke für diese bereichernde Zusammenarbeit!

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