Künstliche IntelligenzKonzernbuchhaltung

Kontakt:

H: wienerstadtwerke.at
E: martina.teuber@wienernetze.at

Um wettbewerbsfähig zu bleiben, müssen Unternehmen ihre Leistungsbereiche ständig auf operative Exzellenz ausrichten. Das gilt für private Organisationen genauso wie für öffentliche, für kleine genauso wie für große. Der Wiener Stadtwerke Konzern ist Österreichs größter kommunaler Infrastrukturdienstleister und zählt zu den 25 größten Unternehmen des Landes. Ein Status, auf dem sich der Konzern nicht einfach ausruht. Sondern einer, den sich die Wiener Stadtwerke durch Innovationskraft und Zukunftsorientierung immer wieder neu verdienen. Gemeinsam mit Finmatics hat der Wiener Daseinsversorger Nummer eins Anfang 2020 die Rechnungsverarbeitung in der Konzernbuchhaltung durch den Einsatz von KI (Künstliche Intelligenz) automatisiert. Martina Teuber, die Leiterin der Buchhaltung der Wiener Netze, zieht nach sechs Monaten der Zusammenarbeit ein erstes Fazit.

 

Das Umsatzvolumen der Konzernbuchhaltung

Wenn Sie in Wien sind und diesen Beitrag auf einem digitalen Endgerät lesen, ist die Wahrscheinlichkeit hoch, dass Sie in diesem Moment eine Leistung des Wiener Stadtwerke Konzerns konsumieren. Zu seinen 26 Tochtergesellschaften gehört neben den Wiener Netzen und den Wiener Linien auch die Wien Energie – der größte Energiedienstleister Österreichs. Die Wiener Stadtwerke GmbH agiert als Dachgesellschaft des Konzerns und steht zu 100 % im Eigentum der Stadt Wien. Sie erwirtschaftet jährlich Umsatzerlöse von knapp über drei Milliarden Euro und beschäftigt rund 15.000 Mitarbeiter/innen. Eine davon ist seit 20 Jahren Martina Teuber, die heutige Leiterin der Buchhaltung der Wiener Netze. Gemeinsam mit ihr lassen wir den Start unserer Zusammenarbeit Revue passieren.

 

Nachhaltiger Erfolg braucht nachhaltiges Engagement

“Wir investieren laufend in Prozessoptimierung. Die Digitalisierung des Belegmanagements ist nicht das Ergebnis einer punktuellen Modernisierungsmaßnahme sondern der jüngste Schritt eines kontinuierlichen Verbesserungsprozesses in der Konzernbuchhaltung”, erzählt Teuber. “Das Optimierungspotential in der Buchhaltung ist enorm, vor allem in der Kreditorenbuchhaltung”, so Teuber weiter. Dort bestehen viele Aufgaben aus standardisierten Prozessen. Manche davon sind als solche definiert, andere wachsen über die Zeit hinweg. Dank innovativer Technologien und Künstlicher Intelligenz (KI) können immer mehr Workflows digitalisiert und automatisiert werden, die bislang manuell ausgeführt werden mussten. Das eliminiert Fehler, spart Kosten und schafft Zeit für die Dinge, die keine Software kann. “Mir war wichtig, dass die langweiligen Aufgaben wegfallen und mein Team sich auf spannendere Tätigkeiten als das Abtippen von Belegen konzentrieren kann”, sagt Martina Teuber.

 

Das Ganze ist mehr als die Summe seiner Teile

Als Buchhaltungssoftware nutzt der Wiener Stadtwerke Konzern seit vielen Jahren SAP. “Mit SAP als Rechnungswesen-Software sind wir sehr zufrieden. Was wir gesucht haben, ist eine intelligente OCR-Technologie, die das Auslesen unserer Belege übernimmt und Hand in Hand mit SAP arbeitet”, so Teuber. Abacus ist sowohl an SAP als auch an einen Eingangsrechnungsworkflow einer anderen Software-Firma angebunden und macht somit einen nahtlosen Datentransfer möglich. “Es ist das Zusammenspiel der Systeme, das unsere Prozesse in der Konzernbuchhaltung zukunftsfähig macht”, sagt Martina Teuber.

Einzigartige Prozesse erfordern individuelle Lösungen 

Aber nicht nur was die Systemlandschaft betrifft brauchte es für die Wiener Stadtwerke eine individuelle Lösung. Auch weil in der Buchhaltungsabteilung von Martina Teuber die Belege verschiedener Tochterfirmen zusammenlaufen. “Als Konzernbuchhaltung dieses Komplexitätsgrades haben wir besondere Anforderungen. Deshalb war es uns wichtig, eine Software zu finden, die sich flexibel an unsere Bedürfnisse anpasst und einen Partner, der vor Ort ist, um gemeinsam eine Lösung zu entwickeln. Beides haben wir in Finmatics gefunden”, so Teuber.

 

Operative Exzellenz ist kein Ziel, sondern ein Prozess

Nach dem Erstgespräch im Oktober 2019 folgte die Definition des Zeitplans für die schrittweise Implementierung der Software, für die auch die Strategieabteilung des Konzerns und das IT-Team an Bord geholt wurden. Gemeinsam haben wir uns für eine Umstellung in Tranchen entschieden. Bei den Wiener Netzen wird bereits seit März 2020 mit Finmatics gearbeitet, sukzessive folgen die Tochterfirmen bis Anfang Juli 2020. Insgesamt ergibt das eine Projektvorbereitungsphase von sechs Monaten. “Für ein Projekt dieser Größenordnung ging alles sehr flott”, sagt Martina Teuber. Der neue Buchhaltungsprozess, der vorab zusammen mit Finmatics definiert wurde, wird dann einheitlich auf alle Tochterfirmen mit Ausnahme der Wiener Linien umgelegt:

 

  • Rechnungseingang
    Die zentrale Buchhaltungsabteilung erhält die Belege der Tochterfirmen des Konzerns.

 

  • Kategorisierung nach Tochtergesellschaft
    Vor dem Einsatz von Abacus wurden Barcode-Sticker eingesetzt, um mehrseitige Belege voneinander zu trennen und die Rechnungen nach der jeweiligen Suborganisation zu sortieren. Ein mühsamer, monotoner Prozess, bei dem die Belege zuerst bestickert und dann eingescannt werden mussten. Die OCR-Technologie von Finmatics kann die Rechnungsmerkmale automatisch auslesen und die Belege den entsprechenden Gesellschaften zuordnen. Auch das manuelle Kennzeichnen der Seitentrenner fällt weg.

 

  • Kontrolle der Rechnungsmerkmale und Zuordnung zur Bestellung
    Abacus erfasst die Rechnungsmerkmale und gleicht die ausgelesene Information mit den Lieferantenstammdaten ab. Auch das ist ein Arbeitsschritt, der bei den Wiener Stadtwerken bislang durch manuelle Kontrolle erledigt wurde. Wie wesentlich er ist, zeigt ein einfaches Beispiel: Wird eine Rechnung ausgelesen, auf der zwei IBAN-Verbindungen angegeben sind – die des Kreditors und die des Debitors – macht eine herkömmliche OCR-Software oft den Fehler, die IBAN des Bestellers als Empfängerkonto zu bestimmen. Sprich, es würde eine Zahlung auf das eigene Konto angewiesen werden. Die KI von Finmatics gleicht deshalb die Daten mit der Stammdatenbank ab und prüft ob die ausgelesenen Zahlungsdaten mit dem entsprechenden Lieferantenstamm übereinstimmen. Außerdem werden die eingehenden Rechnungen automatisch der jeweiligen Bestellung zugeordnet und mit den Bestelldaten abgeglichen. 

 

  • Prüfung nach § 11 UStG
    Alle Rechnungen werden nach den Vorgaben des § 11 UStG während der Verarbeitung geprüft. Wenn die erforderlichen Rechnungsmerkmale nicht vollständig oder fehlerhaft sind, kann der Beleg direkt an den Lieferanten zur Korrektur retourniert werden. Das erspart kostspieliges und langwieriges Nachbessern zu späteren Zeitpunkten, insbesondere dann, wenn derartige Defizite erst bei der Wirtschaftsprüfung auffallen.

 

  • Kontrolle und Freigabe durch den Fachbereich
    Nach der formalen Prüfung wird der Beleg an den jeweiligen Fachbereich zur inhaltlichen Kontrolle weitergeleitet, wo auch die Freigabe erfolgt.

 

  • Kontierung und Bezahlung
    Anschließend wird automatisch die Verbuchung im Kontierungssystem veranlasst und die Zahlung initiiert.

 

“Neben allen technologischen und organisatorischen Vorzügen von Finmatics war für uns am Ende eines ausschlaggebend: Die menschliche Komponente”, sagt Martina Teuber abschließend. “Wir haben das Gefühl, einen Partner gefunden zu haben, der gemeinsam mit uns an der kontinuierlichen Verbesserung der Prozesse arbeitet. Es ist eine Zusammenarbeit auf Augenhöhe, die von einem ehrlichen Interesse an moderner Konzernbuchhaltung getragen ist. Das Ergebnis spricht für sich.” Wir bedanken uns vielmals bei Martina Teuber und dem Team der Wiener Stadtwerke für das Vertrauen und die gute Zusammenarbeit!

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