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Im Papierkrieg gibt es keine Sieger/innen. Das zeigt sich auch an der Erstattung von Vorsteuerbeträgen aus anderen EU-Staaten. Nicht selten ist die Abwicklung des manuellen Rückerstattungsverfahrens teurer als der Steuergewinn, der dabei am Ende herausschaut. Mithilfe der KI-basierten Software “VAT Returns” kann die Antragstellung nun jedoch weitgehend automatisiert werden. Rückerstattungsverfahren rentieren sich somit schon ab viel geringeren Vorsteuerbeträgen als bisher. Kirstin Krippner, Tax Director der KPMG Austria, sieht darin für viele Unternehmen die Chance, sich Geld zurückzuholen, das zuvor auf der Straße liegen blieb. Eines davon – den Weltmarktführer für Diktierlösungen Speech Processing Solutions – unterstützt sie zusammen mit Abacus Accounting Technologies bei der Einführung von VAT Returns. Zusammen sprechen wir über ihre Erfahrungen.

 

“Die meisten Unternehmen suchen erst gar nicht um die Erstattung der ausländischen Vorsteuern in den anderen EU-Mitgliedstaaten an, weil es ein derart zeitaufwendiger, personalintensiver Prozess ist”, erzählt Kirstin Krippner von KPMG. Eine, die das aus ihrer eigenen Erfahrung bestätigen kann, ist Anita Steyrer, Head of Finance and Accounting bei Speech Processing Solutions. Als globaler Marktführer von intelligenten Sprachlösungen, die unter der Marke Philips vertrieben werden, ist das Unternehmen auch intern ständig auf der Ausschau nach Optimierungspotentialen. “Wir suchen außerhalb des SAP-Systems nach praktikablen Lösungen, um den Erstattungsprozess effizienter zu gestalten”, so Steyrer. Aktuell werden die Belegdaten noch aus SAP in eine Excel-Datei exportiert und dort manuell aufbereitet. Danach folgt der Upload in FinanzOnline. Auf diese Weise ist der Aufwand, um herauszufinden, ob es sich lohnt, eine Vorsteuerrückerstattung zu beantragen, enorm. Mithilfe von VAT Returns wird dieser Prozess grundlegend erleichtert, denn das Tool bietet zu jedem Zeitpunkt einen Überblick über die verfügbaren Erstattungsbeträge je EU-Land. Damit wird auf einen Blick ersichtlich, ob die Mindestbeträge erreicht wurden und ob eine unterjährige Rückerstattung beantragt werden kann.

 

Global Sourcing mit Schwerpunkt in der EU

International tätige Unternehmen wie Speech Processing Solutions können davon enorm profitieren. Der Hersteller von sprachbasierten Hard- und Softwarelösungen wurde 2012 aus dem Philips Konzern ausgegliedert und sitzt heute in Wien. Das Unternehmen hat regionale Niederlassungen in den USA, Kanada, Australien, dem Vereinigten Königreich, Belgien, Frankreich und Deutschland und beschäftigt weltweit rund 150 Mitarbeiter/innen. Einen Großteil seiner Vorleistungen und Rohstoffe wie Bauteilen, Entwicklungsleistungen und Logistikdiensten bezieht Speech Processing Solutions im Ausland. Da die Produktion in Österreich und Ungarn angesiedelt ist, konzentriert der Einkauf innerhalb der EU. Entsprechend groß ist die Anzahl der relevanten Belege für die EU-Vorsteuererstattung. Zusammen mit der Vielfalt an Ländern, aus denen eingekauft wird, ergibt sich eine überbordende Prozesskomplexität.

 

Vorsteuererstattung mit Mehrwert

In Zusammenarbeit mit KPMG und dem Linde Verlag hat Abacus Accounting Technologies mit VAT Returns ein Produkt entwickelt, das die Vorsteuererstattung für Unternehmen wie Speech Processing Solutions und Steuerberater/innen radikal vereinfacht. Das Online-Tool verarbeitet Rechnungsbelege mithilfe künstlicher Intelligenz und stellt Vorsteuererstattungsanträge in wenigen Minuten für FinanzOnline bereit. “Das Besondere daran ist, dass man den rückholbaren Betrag an Vorsteuer sicher ermitteln kann, da das gesamte Regelwerk hinterlegt ist”, sagt dazu Kirstin Krippner und spricht dabei von den insgesamt über 10.000 Steuerregeln, die im Tool integriert sind und laufend aktualisiert werden. Auch die RV-Codes, also die Ausgabengruppen, sind bereits in der Software angelegt. VAT Returns kalkuliert also beispielsweise mit ein, dass Tankbelege in Deutschland zur Gänze erstattungsfähig sind, in Italien zum Beispiel nur zu 40 Prozent und in Dänemark zum Teil gar nicht. Entsprechend zuverlässig ist das Ergebnis, das die KI errechnet.

 

Nicht länger Geld verschenken

Dadurch wird auch die unterjährige Erstattung wesentlich attraktiver. Unternehmen und Steuerberater/innen bekommen mehr Klarheit darüber, ob und wann sie die jeweiligen Betragsgrenzen erreichen und können ohne erheblichen Mehraufwand während des Jahres Erstattungsanträge stellen. Das schafft wertvolle Liquidität. “Vielen Betrieben ist nicht bewusst, wie viele Tausende Euro an Vorsteuer sie unterjährig liegen lassen, die sie entweder gar nicht lukrieren oder erst zur Fallfrist. Da ist viel drin”, sagt Krippner. Da schon zum Zeitpunkt der Antragstellung eine viel höhere Transparenz darüber herrscht, welche Erfordernisse für eine Bewilligung notwendig sind, kann auch die Zahl der Ergänzungsansuchen wesentlich reduziert werden.

 

Mensch und KI: Gemeinsam für bessere Ergebnisse

“Der Erfolg unseres Unternehmens beruht darauf, mithilfe von intelligenten Lösungen den Arbeitsalltag unserer Kund/innen zu erleichtern. Gleiches möchten wir für unsere Kolleg/innen auf interner Seite tun”, erzählt Steyrer. Mit der Implementierung von Finmatics wurde in der Belegerfassung und -verarbeitung bereits eine große Arbeitserleichterung erzielt. Die Einführung von VAT Returns wird derzeit vorbereitet. Sobald die Software in Betrieb genommen wird, kann die Vorsteuererstattung in drei einfachen Schritten erfolgen:

 

  • Upload der Belege
    Alle Rechnungen mit ausgewiesener EU-Vorsteuer können ungeordnet auf dem VAT Returns-Portal hochgeladen werden.
  • Automatisierte Verarbeitung
    Die Belege mit ausgewiesener ausländischer Vorsteuer werden erkannt und die künstliche Intelligenz liest die Rechnungsmerkmale aus. Danach wird die ausländische Vorsteuer ermittelt und eine Übersicht über den Erstattungsbetrag pro EU-Land erstellt.
  • Ergänzung der RV-Codes und Übermittlung an FinanzOnline
    Am Ende müssen nur noch die RV-Codes zugeordnet und die Belege hinsichtlich der ausgelesenen Daten überprüft und bestätigt werden. Der Versand an FinanzOnline erfolgt mit einem Klick per XML-Export.  

 

Im Vergleich zur manuellen Bearbeitung kann die Antragstellung mithilfe von VAT Returns um einiges schneller abgewickelt werden. Das setzt wertvolle zeitliche Ressourcen frei. “Dann muss man sich fragen: Wo ist meine Energie als Mitarbeiter/in am besten angelegt? Wo kann ich mit meiner Zeit am meisten Mehrwert schaffen? Wenn wir uns diesen Fragen stellen, können wir in der Zusammenarbeit von KI und Mensch noch viel erreichen”, meint Krippner.

 

Wir glauben an die Kraft der Einfachheit

So steht es auf der Homepage von Speech Processing Solutions geschrieben. Und dem können wir nur zustimmen. In einer Arbeitswelt, die immer komplexer wird, begeistert nichts mehr als einfache Lösungen. “Einfache Lösungen, die uns von manuellen, repetitiven, eintönigen Tätigkeiten befreien und Zeit schaffen für die spannenden Themen, die keine Maschine übernehmen kann”, ergänzt Steyrer. Was das angeht, teilen wir nicht nur ein Unternehmensziel, sondern auch eine Passion mit Speech Processing Solutions. Vielen Dank für die gute Zusammenarbeit und das inspirierende Gespräch!

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