Künstliche Intelligenz

Der Mythos, dass sich der Einsatz von künstlicher Intelligenz (KI) nur in Großunternehmen rentiert, ist weit verbreitet aber falsch. In Wahrheit können die Effekte von Automatisierungsmaßnahmen gerade in klein- und mittelständischen Organisationen enorm sein. Denn jeder eingesparte Euro ist dort im Verhältnis zu den Gesamtkosten noch mehr wert als im Großkonzern. So auch im dreiköpfigen Finanzmanagement von NENI, wo das Team klein aber die Innovationskraft groß ist. Wie durch die Automatisierung des Eingangsrechnungs-Workflows der Zeitaufwand in der Belegverarbeitung halbiert werden konnte, erzählt uns Vincent-Frederic Kotazka, Head of Finance der NENI Gruppe.

 

Mittelständische Unternehmen sind das Rückgrat der österreichischen Wirtschaft. Sie unterscheiden sich von den großen Playern nicht nur durch ihre Betriebsgröße, sondern auch durch qualitative Besonderheiten wie familiäre Führungskultur, agile Organisationsformen und Innovationskraft. Ein guter Nährboden für digitale Neuerungen. Das zeigt sich auch am Beispiel der NENI Gruppe, ein familiengeführtes Gastronomieunternehmen mit vier Betriebsgesellschaften:

  1. NENI am Tisch GmbH, unter der die Supermarktlinie produziert und vertrieben wird,
  2. LIB Gastronomie GmbH, die Gastronomiegesellschaft, die den Tel Aviv Beach und die Kochschule betreibt,
  3. LIB Franchise GmbH, die alle Franchiseunternehmen betreut, unter der die Restaurants außerhalb Wiens betrieben werden, wie z.B. das NENI Berlin im 25h Hotel, und
  4. C.O.P GmbH, ein neues Lokal, das demnächst in der Wiener Biberstraße eröffnen soll.

 

Die Molcho Holding GmbH mit Sitz in Wien agiert als Dachgesellschaft und übernimmt die administrativen und koordinativen Aufgaben für die operativen Betriebe. Zusammen beschäftigen sie rund 100 Mitarbeiter/innen. Dazu kommen noch mehrere Hundert Mitarbeiter/innen, die über die Franchiseunternehmen angestellt sind. Eine klare organisatorische Struktur, deren Fäden bei der Molcho Holding GmbH zusammenlaufen. Angesichts des starken Wachstums – neben C.O.P ist bereits eine weitere Neueröffnung in Planung – hätten die limitierten Kapazitäten in der Muttergesellschaft schnell zum Flaschenhals werden können. Tatsächlich ist das Gegenteil passiert: Das Finanzmanagement-Team hat sich von manuellen, repetitiven Tätigkeiten freigespielt und so Ressourcen geschaffen für planerische und analytische Aufgaben, die das schnelle Wachstum auf gesunde Beine stellen.

 

Künstliche Intelligenz als Zukunftsmodell für den Mittelstand

Die Herausforderung, vor der Vincent-Frederic Kotazka und sein 2-köpfiges Finanzmanagement-Team standen, war einerseits, mit gleichbleibenden Kapazitäten ein steigendes Belegvolumen zu bearbeiten. Und andererseits Ressourcen für die Planung und das Set-up der neuen Gesellschaften zu frei zu machen. Mit dem Rechnungseingangsprozess, wie er bis Anfang 2020 aufgesetzt war, wäre das nicht zu schaffen gewesen:

  1. Vor Einführung von Finmatics wurden die Belege – nach postalischem oder elektronischem Eingang – zunächst manuell erfasst. Die Belegdaten mussten also abgetippt werden. Papierbelege mussten zusätzlich eingescannt werden.
  2. Danach wurden die Belege in der Ordnerstruktur des BMD Buchhaltungssystems auf dem entsprechenden ASP-Server abgelegt.
  3. Über diese Ordnerstruktur haben die Buchhalter/innen zugegriffen, um die Eingangsrechnungen im nächsten Schritt zu verbuchen.
  4. Als letztes folgten Kontrolle, Zahlungsfreigabe und Überweisung.

 

Zusammengefasst hatte es NENI also mit einem hochgradig manuellen Workflow zu tun, der wenig fordernd aber sehr fehleranfällig war und auch noch ungefähr die Hälfte der vorhandenen Team-Kapazitäten im Finanzmanagement in Anspruch genommen hat. Vincent-Frederic Kotazka wurde vor 2,5 Jahren als Head of Finance an Bord geholt, um eben solche Prozesse zu optimieren. Gemeinsam mit Abacus und BMD ist ihm und seinem Team genau das bestens gelungen: Heute fallen 3 von 4 Schritte im Eingangsrechnungsprozess praktisch weg, da

  • die Rechnungen mittlerweile zu einem überwiegenden Großteil von den Lieferant/innen an eine eigens dafür vorgesehene E-Mail-Adresse geschickt werden
  • Finmatics auf diese Belege über das E-Mail-Postfach direkt zugreifen kann
  • die Rechnungsmerkmale dank leistungsstarker OCR-Technologie automatisch ausgelesen werden können
  • eine Schnittstelle zu BMD Vorkontierungen direkt im Buchungssystem möglich macht (lesen Sie dazu hier mehr)

 

Was würden Sie tun, wenn Sie Ihre Arbeit in der halben Zeit erledigen könnten?

Heute muss bei NENI in der Belegverarbeitung nur noch eine Sichtkontrolle gemacht werden, um sicherzustellen, dass die Software alle Daten richtig erkannt hat und alle Belegfelder entsprechend befüllt sind, bevor die Zahlungsfreigabe erfolgen kann. Das erspart den Mitarbeiter/innen im Finanzmanagement von NENI nicht weniger als die Hälfte des Zeitaufwands pro Beleg. Bei 50 eingehenden Rechnungen am Tag ist die insgesamte Zeitersparnis enorm. Um genau zu sein wurde dank der Prozessoptimierung in der Kreditorenbuchhaltung die gesamte Arbeitszeit eines Teamkollegen eingespart, der sich heute im Rahmen des Controllings mit der Planung, Steuerung und Kontrolle der Unternehmensbereiche beschäftigt. Aufgrund der verbesserten Datenbasis und der frei gewordenen Kapazitäten können der Geschäftsführung standardisierte Reportings in zunehmend hohem Detailgrad zur Verfügung gestellt werden. Das wiederum macht eine datenbasierte, fundierte Analyse und Bewertung von entscheidungsrelevanten Faktoren möglich, die zu besseren Entscheidungen führen und letztendlich auch den Unternehmenserfolg sichern.

 

Rückblickend auf den Start der Zusammenarbeit im Frühjahr 2020 sagt Vincent-Frederic Kotazka: “Es ist überraschend, wie schnell die Planungs- und Implementierungsphase abgeschlossen war. Der ein- bis zweimonatige Vorlauf war ausreichend, um die Systemlandschaft so einzurichten, dass wir von einen auf den anderen Tag keine manuellen Buchungen mehr machen mussten.” NENI hat mit einer Standardkonfiguration von Finmatics gestartet. Aufgrund der Erfolge, die damit bereits in den ersten Monaten erzielt werden konnten, hat sich das Unternehmen entschieden, im nächsten Schritt in Zusammenarbeit mit Abacus einige Softwareanpassungen vorzunehmen, um die Workflows noch besser auf ihre Anforderungen hin zuzuschneiden.

 

Bei KI denken manche mittelständische Unternehmer/innen immer noch an komplizierte Anwendungen, die mit großen Investitionen verbunden sind. Ein Trugschluss, der vielen teuer zu stehen kommt. Denn KI-basierte Applikationen wie Finmatics schaffen es, den Arbeitsaufwand in der Buchhaltung wesentlich zu reduzieren – um bis zu 50% wie das Beispiel NENI zeigt. Relativ zu den erzielten Einsparungen rentiert sich die Investition in diesem Fall bereits seit dem ersten Monat. Wir freuen uns über die erfolgreiche Zusammenarbeit und wünschen dem NENI-Team alles Gute für seine spannenden Zukunftsprojekte!