ReferenzenBelegmanagement

Kontakt:

H: www.gasconnect.at
E: stefan.reiter@gasconnect.at

Digitalisierung ist in aller Munde. Und wie immer, wenn viel geredet wird, wächst die Gefahr, Grundsätzliches nicht zu hinterfragen. Wie zum Beispiel den Nutzen. Deshalb prüft Stefan Reiter, Finance Process Manager bei Gas Connect Austria gemeinsam mit den Fachexpert*innen, neue Technologien im Finanzbereich vor allem auf Eines: Ihre Sinnhaftigkeit. “Wir betreiben Digitalisierung nicht der Digitalisierung willen. Vielmehr interessiert uns die Frage, wie wir aus den Potentialen und Versprechungen der Digitalisierung echten Mehrwert und echte Resultate generieren können”, so Reiter. Werfen wir einen Blick auf die technischen Möglichkeiten von modernem Belegmanagement.

 

Digitalisierung in der Praxis

Große Ziele, wenige Resultate. Wie Digitalisierung diskutiert wird und wie sie umgesetzt wird, sind zwei Paar Schuhe. Alle reden über KI und Robotics, aber in vielen Unternehmen reichen die tatsächlichen Maßnahmen gerade mal für ein paar technische Spielereien und bunte PowerPoint Folien. Bei Gas Connect Austria ist das nicht genug. Der Finanzbereich versteht Digitalisierung nicht als Imageinitiative sondern als Qualitätsverbesserungs- und Optimierungsmaßnahme.

 

Automatisiertes Belegmanagement

“Mit dem Ziel, unsere Kreditorenbuchhalter/innen zu entlasten, haben wir nach einem Tool gesucht, das das Belegmanagement digitalisiert und weitestgehend automatisiert”, erzählt Reiter. Dafür hat Gas Connect verschiedene Optionen geprüft. “Viele Anbieter liefern jedoch integrierte Lösungen bei denen man gezwungen ist, den gesamten Prozess von der Bestellanforderung über die Bestellung selbst bis hin zur Eingangsrechnungsverarbeitung,- Eingangsrechnungsfreigabe und Eingangsrechnungsverbuchung umzustellen”, so Reiter. “Dies wäre für uns ein sehr umfangreiches Projekt gewesen.  Uns ging es zunächst darum, dass das manuelle Vorerfassen der Eingangsrechnungen in SAP durch eine geeignete Software ersetzt wird, um für mehr „value added“ Aktivitäten der Kreditorenbuchhaltung Raum zu schaffen.“ So kam schlussendlich die Zusammenarbeit mit Abacus zustande.

 

SAP-Integration für optimales Belegmanagement

Heute nutzt Gas Connect Abacus zum Auslesen und Verarbeiten von Belegen – die Daten werden vom Tool direkt in SAP überspielt. Dadurch bleiben der Rechnungsprüfungs-Workflow und alle anderen vor und nachgelagerten Prozesse wie gehabt und es wird lediglich das manuelle Abtippen der Eingangsrechnungen durch das digitale Belegmanagement ersetzt. „Wir rechnen mit einer Zeitersparnis von in etwa ein bis zwei Minuten Bearbeitungszeit pro Beleg, vielleicht sogar mehr. Bei ungefähr 12.000 eingehenden Belegen pro Jahr ist das eine wesentliche Erleichterung.” Bei Change-Projekten oder Prozessänderungen ist es besonders wichtig, die betroffenen Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen vom Mehrwert der dadurch entsteht zu überzeugen und von Beginn an einzubinden, erzählt Reiter. Aufgrund der einfachen und übersichtlichen Handhabung stößt das digitale Belegmanagement-Tool von Abacus auf hohe Akzeptanz bei den ausführenden Kolleginnen der Gas Connect Austria.

 

Vorteile des Digitalisierungsprojekts

Neben dem Effizienzgewinn durch den Einsatz der Software sind auch folgende Qualitätssteigerungen für Gas Connect Austria durch die Zusammenarbeit mit Abacus entstanden:

    • Reduktion der Fehleranfälligkeit, da die Belegdaten nicht mehr manuell abgetippt werden müssen, sondern automatisch von der Software ausgelesen werden
    • Softwareunterstützte Prüfung der Rechnungsmerkmale nach Umsatzsteuergesetz und automatisierter Stammdatenabgleich
    • Basis für weitere Digitalisierungs- und Standardisierungsschritte im Rechnungseingangsprozess

 

Nutzervorteil im Fokus der digitalen Transformation

Am Ende wird über die Einführung digitaler Anwendungen bei Gas Connect immer Eines entscheiden: Die Nutzenfrage. Und das ist auch sinnvoll. Denn welche Technologien einen über die reine Digitalisierung hinausgehenden Mehrwert stiften, ist im Einzelfall zu beurteilen. Eine one-fits-all-Lösung gibt es dafür – wie bei so vielen Dingen – nicht. Das ist es allerdings auch, was die Digitalisierung so spannend macht. Als Technologieanbieter freut es uns besonders, dass wir Partner haben, die das genauso sehen. Vielen Dank für das interessante Gespräch!

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