BuchhaltungKünstliche IntelligenzReferenzen

„Uns stehen heute viel genauere Informationen zur Verfügung mithilfe derer wir unsere KlientInnen beraten können. Das schafft Mehrwert auf beiden Seiten: Unsere KundInnen profitieren von professionellen Finanzdienstleistungen und wir legen damit den Grundstein für langfristige Partnerschaften.“

– Mag. Friedrich Lehner, Partner & Steuerberater Aschauer & Rachbauer

T: +43 732 672492
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H: www.wt-aschauer.at

Ständig gibt es Appelle zum großen Aufbruch ins digitale Zeitalter. Aber nicht jede Steuerberatungskanzlei muss sich einem Revolutionsschock aussetzen, um wettbewerbsfähig zu bleiben. Friedrich Lehner, Partner der Aschauer & Rachbauer Steuerberatungsgesellschaft in Leonding, zeigt sich im Interview realistisch: Der digitale Wandel ist ein Weg der kleinen Schritte. Dank kontinuierlicher, inkrementeller Prozessinnovationen hat sich die Steuerberatung zur digitalen Kanzlei gemausert. Dabei hat Lehner stets auf die Optimierung bestehender Systeme gesetzt. Das zeigt auch der jüngste Modernisierungsschritt: Mithilfe der künstlichen Intelligenz von Finmatics wurde die Belegverarbeitung mit RZL digitalisiert und automatisiert. Das spart nicht nur Zeit, sondern auch Kosten und verbessert die Ergebnisqualität enorm. Ein Erfahrungsbericht.

 

Jede Steuerberatung im deutschsprachigen Raum steht derzeit wohl vor den gleichen zwei Fragen: Erstens, wie sind die Corona-Überbrückungshilfen abzuwickeln? Und zweitens, wie schafft man es als Kanzlei, die eigenen Leistungen so weit zu digitalisieren und automatisieren, dass

  • die Arbeitsprozesse auch ohne persönlichen Kontakt problemlos weiterlaufen können und
  • gleichzeitig Ressourcen geschaffen werden für zeitintensive Beratungstätigkeiten?

 

Friedrich Lehner erzählt uns, dass das bei WTAR nicht anders ist. Als Partner der Kanzlei mit 24 MitarbeiterInnen und einem Jahresumsatz von über zwei Millionen Euro nutzt er diese besonderen Zeiten für die Durchführung weiterer Digitalisierungsmaßnahmen. Entschlossen aber nicht überstürzt – so wie er die digitale Transformation der Steuerberatung bereits seit 2014 vorantreibt. Schon damals erkannte die oberösterreichische Kanzlei das Potential digitaler Technologien. Eine der ersten Maßnahmen war die elektronische Verarbeitung von Bankdaten und Kontoauszügen, erinnert sich Lehner. In der Buchhaltung arbeitet WTAR seit vielen Jahren mit der Rechnungswesen-Software RZL. Ein wichtiger Grundstein für die digitale Belegverarbeitung – und auch eine gute Basis für die langfristige Zufriedenheit der KlientInnen. “Viele KundInnen hätten wir heute gar nicht mehr, wenn wir unsere Prozesse nicht laufend weiterentwickelt hätten”, so Lehner. “Wenn man als KlientIn in Wien sitzt und die Steuerberatung in Leonding, möchte man sich 2020 nicht die Mühe machen müssen und Belegordner spazieren fahren.” Statt also die berühmte Schuhschachtel bei der Kanzlei abzuliefern, laden die KundInnen von WTAR ihre Belege über das RZL-KlientInnen-Portal hoch, von wo sie von der Steuerberatung direkt weiterverarbeitet werden können.

 

KI-unterstützte digitale Belegverarbeitung mit RZL und Finmatics

Die Belegübermittlung wurde also mithilfe von RZL schon vor einiger Zeit digitalisiert und auch die Kontierung erfolgt bereits direkt in der Buchhaltungssoftware. Allerdings fiel im 9-köpfigen Buchhaltungsteam der Kanzlei immer noch ein erheblicher Aufwand in der zwischengelagerten Belegdatenerfassung und Buchungsvorbereitung an. Bei einem Belegvolumen von bis zu 500 Ausgangsrechnungen pro KlientIn und Woche ist der manuelle Bearbeitungsaufwand enorm. Die Automatisierung mithilfe von Schablonen in RZL brachte zwar eine gewisse Erleichterung, ließ aber dennoch Optimierungspotentiale offen. Diese schöpft WTAR heute mit Finmatics RZL Connect aus. Das Modul verknüpft die RZL Belegverarbeitung mit der auf künstlicher Intelligenz basierenden Belegdatenanalyse von Abacus. Dadurch kann die Verarbeitung digitaler Belege in wenigen und weitgehend automatisierten Schritten erfolgen:

 

  • Digitale Belegübermittlung
    Die KlientInnen laden ihre Belege wie gewohnt über das RZL KlientInnenportal oder das RZL Board hoch.
  • Automatischer Zugriff durch Finmatics
    Finmatics kann direkt auf die hochgeladenen Rechnungen zugreifen und startet automatisch mit der Belegverarbeitung.
  • Auslesen mittels Deep Learning

 

Dank leistungsstarker Technologie basierend auf künstlicher Intelligenz (Deep Learning) werden die Rechnungsmerkmale automatisch ausgelesen. Es müssen keine Belegdaten manuell abgetippt werden. Duplikate werden außerdem sofort von der Software erkannt – Doppelerfassungen von Belegen können dadurch zuverlässig vermieden werden.

  • KI-basiertes Vorkontieren
    Die künstliche Intelligenz schlägt Sachkonto, Personenkonto und Steuerkonto für die Verbuchung vor. Dafür lernt die KI aus der Buchungsvergangenheit in der RZL Finanzbuchhaltung, wie Belege verbucht wurden. Die Datenhistorie wird automatisch für neue Belegbuchungen herangezogen. Mit jeder Buchung und jedem Beleg entwickelt sich die selbstlernende KI also weiter. Bei WTAR ist die Trefferquote bei den Buchungsvorschlägen bereits fünf Monate nach der Einführung von Finmatics deutlich höher als bei den Schablonen als Kontierungshilfe.
  • Nahtlose Anbindung an RZL
    Die Daten und Belege werden automatisiert an RZL Belegverarbeitung weitergegeben.

 

“Die ausgelagerte Finanzabteilung”

So bezeichnet Friedrich Lehner seine Kanzlei gerne. Und als solche geht das Leistungsspektrum von WTAR weit über das Erstellen von Steuererklärungen hinaus. Je nach Bedarf kann der gesamte Prozess vom Sammeln der Rechnungen, über den Zahlungsverkehr und die Buchhaltung bis hin zu Reporting und Mahnwesen abgedeckt werden. Um seinen KlientInnen das anbieten zu können, braucht es zwei Dinge: Erstens, eine zuverlässige Datengrundlage und zweitens, die entsprechenden personellen Kapazitäten. Beides konnte mit Einführung von Finmatics in erhöhtem Maße geschaffen werden. Das unterstützt WTAR nicht nur in ihrer Mission, Finanzservice-Allrounder zu sein, sondern verbessert auch die Datenqualität. “Uns stehen heute viel genauere Informationen zur Verfügung mithilfe derer wir unsere KlientInnen beraten können. Das schafft Mehrwert auf beiden Seiten: Unsere KundInnen profitieren von professionellen Finanzdienstleistungen und wir legen damit den Grundstein für langfristige Partnerschaften”, erklärt Lehner.

 

Digitale Belegverarbeitung mit RZL und Finmatics – Kleine Veränderung mit großer Wirkung

Angesichts der weitläufigen Effekte, die die Arbeit mit Finmatics mit sich gebracht hat, könnte man meinen, dahinter stünde ein langwieriger Einführungsprozess. Tatsächlich lagen zwischen Angebot und Integration mittels Rest-API nur wenige Tage. Nachdem sich Friedrich Lehner dann anhand eines Testklienten selbst mit der Software vertraut gemacht hatte, schulte er sein Team mithilfe einer Schritt-für-Schritt-Anleitung ein. Auch wenn die Freude über die neue Technologie anfangs bei manchen noch verhalten war, überzeugte sie am Ende doch durch die wesentliche Arbeitserleichterung, die sie schafft. Derzeit werden die Belege von etwa 20 der insgesamt 900 KlientInnen mithilfe von Finmatics verarbeitet – weitere werden sukzessive folgen. Dabei handelt es sich vorwiegend um Großunternehmen mit vielen repetitiven Finanztransaktionen.

Das Beispiel von WTAR zeigt: In vielen Steuerberatungen ist die Grundlage für KI-basierte Lösungen durch die Nutzung von Buchhaltungssoftwares wie RZL bereits gelegt. Nahtlose Anbindungen zu innovativen Softwareprodukten wie Finmatics helfen, um mit der bestehenden IT-Landschaft neue Effizienzpotentiale zu erschließen. Je besser die Instrumente aufeinander abgestimmt sind und je weiter Prozesse dadurch automatisiert werden können, desto ressourcenschonender kann gearbeitet werden. Wir freuen uns, dass wir mit Finmatics ein Teil der digitalen Landschaft von WTAR sein dürfen! Danke für die gute Zusammenarbeit und das spannende Gespräch!

 

Lernen Sie mehr

Digitalen Belegkreislauf mit RZL: https://rzlsoftware.at/fuer-steuerberater/digitalisierung/der-digitale-belegkreislauf

Künstliche Intelligenz für die Steuerberatung – Vortrag bei BÖB Austria

 

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