Vom Papier zum Pixel

Um den Eingangsrechnungslauf zu digitalisieren bzw. zu automatisieren wurde gemeinsam mit Finmatics & KPMG ein neuer Prozess geschaffen, wie Eingangsrechnungen zukünftig an verschiedenen Standorten effizient und digital geprüft, freigegeben und weitergegeben werden können. Insbesondere dank der Finmatics App wurde so eine Zeitersparnis von bis zu 70% in der Freigabe erreicht werden und die Belege treffen nun digital bei der Finanzbuchhaltung in Innsbruck zur weiteren Verarbeitung in SAP ein.

Dank der gründlichen Analyse und dem effektiven Projektmanagement durch das Team von KPMG konnten komplexere Szenarien erfasst und mithilfe von Finmatics erfolgreich digitalisiert und effizienter gestaltet werden.

Bei SOS-Kinderdorf Österreich wurden die Eingangsrechnungen bisher in den verschiedenen Standorten erfasst und entsprechend dem internen Kontrollsystem physisch gezeichnet. Nach postalischer Übermittlung an die Finanzbuchhaltung in Innsbruck wurden sie in SAP verbucht. Gerade die dezentrale Verarbeitung der Papierdokumente war überaus komplex und mühsam für alle Beteiligten.

Mit Finmatics können jetzt Kostenstellen digital eingetragen, der Freigabeworkflow nach IKS-Richtlinien einfach und mobil abgewickelt und Dokumente vollständig digitalisiert an die Finanzbuchhaltung übermittelt werden.  Um einen reibungslosen Prozess zwischen Finmatics und SAP zu gewährleisten, wurde mit dem Finiface Add-on von KPMG eine effiziente Lösung für den Datenaustausch geschaffen.

KPMG hat mit Finiface ein standardisiertes SAP-Add-on entwickelt, das eine nahtlose Integration von Finmatics in ein SAP ERP System ermöglicht. Durch die Verwendung einer Rest-API über eine RFC-Verbindung kann direkt aus SAP auf Finmatics zugegriffen werden, ohne zusätzliche Middleware wie PI/PO. Das Add-on wird in einem eigenen Namensraum bereitgestellt und kann daher problemlos in jeder SAP ERP-Installation verwendet werden.

Finiface unterstützt SAP R/3 ab EHP 4, S4 Hana private cloud und S4 Hana on Premise.

Das Add-on bietet eine breite Palette von Funktionen . Dazu gehört der Import von Belegdaten und Belegbildern von Finmatics in das SAP-System. Sie können die Belege entweder als FI-Beleg (ohne Bestellbezug) oder als Logistik-Rechnungsprüfungsbeleg (mit Bestellbezug) verbuchen. Darüber hinaus ermöglicht das Add-on die Ablage von Belegbildern im PDF-Format über SAP ArchiveLink und verknüpft sie mit dem gebuchten Beleg.

Eine weitere nützliche Funktion ist die Synchronisation von Stammdaten wie Kreditoren zwischen SAP und Finmatics. Dadurch wird sichergestellt, dass die Daten in beiden Systemen konsistent und auf dem neuesten Stand sind. Schließlich ermöglicht das Add-on die Übertragung von Bestelldaten aus SAP an Finmatics, um den Abgleich bei bestellbezogenen Eingangsrechnungen zu erleichtern.

Durch umfangreiche Customizing-Einstellungen können wichtige Buchungsparameter wie die Belegart, Buchungsschlüssel usw. einfach konfiguriert werden. Darüber hinaus wurden Erweiterungsmöglichkeiten berücksichtigt, die in Form von BADI's individuell implementiert werden können, um Einfluss auf Buchungslogiken und die Stammdatensynchronisation zu nehmen.

Bei SOS-Kinderdorf Österreich konnte durch die Verwendung von Finiface ein erheblicher Teil des Implementierungsaufwands für die Schnittstelle eingespart werden, ebenso wie Lizenzkosten für eine zusätzliche Middleware.

Dank der erfolgreichen Implementierung und Gewährleistung eines effizienten Datenaustauschs durch das Finiface Add-on konnte nun der Eingangsrechnungslauf bei SOS-Kinderdorf Österreich mit Finmatics und SAP digitalisiert und optimiert werden.

Sobald die Rechnungen digital vorliegen, werden diese in den nächsten Schritten im mehrstufigen Prozess am jeweiligen Standort von den zuständigen Personen geprüft, Kostenstellen werden ergänzt und anschließend zur Zahlung freigegeben:

Insgesamt konnte SOS-Kinderdorf Österreich gemeinsam mit Finmatics und KPMG ihren Eingangsrechnungslauf deutlich beschleunigen und durch die vollständig digitale Abwicklung sowohl sicherer, transparenter und zukunftssicher gestalten. Vor allem durch die Freigabe mit der Finmatics App und der KI-basierten Prüfung und Auslese von Rechnungsmerkmalen konnte für alle Beteiligten ein Mehrwert geschaffen werden und die Durchlaufzeit von Eingangsrechnungen konnte bis zu 70% beschleunigt werden.

Mit der Digitalisierung der Rechnungsfreigabe richtet SOS-Kinderdorf Österreich den Blick Richtung Zukunft als modernes Unternehmen und als moderner Arbeitgeber. Dank Finmatics bleibt allen Mitarbeitenden wieder mehr Zeit für die wichtige Arbeit mit Kindern und Jugendlichen.