Von Pendelordnern zur KI: Digitalisierung der Buchhaltung bei ECON
Arbeitsprozesse neu gestaltet zur effektiven Kundenbindung
Ein Erfahrungsbericht.
In einer Zeit, in der langwierige analoge Prozesse den Arbeitsalltag prägen, erkannte die ECON Bilanzbuchhaltung GmbH rasch die Notwendigkeit einer Optimierung ihrer Arbeitsabläufe. Das Unternehmen ist ein tolles Beispiel dafür, wie solche Herausforderungen erfolgreich gemeistert werden können. Obwohl die ECON Bilanzbuchhaltung GmbH erst 2022 gegründet wurde, konnten sie bereits eine beeindruckende Kundenbasis in ganz Oberösterreich aufbauen. Doch mit dem stetigen Wachstum kamen auch neue Herausforderungen. Die bisherigen manuellen Buchhaltungsprozesse, die ausreichend schienen, um den Kundenstamm gerecht zu werden, erwiesen sich zunehmend als ineffizient und zeitraubend.
Herausforderung
- Ineffiziente und zeitraubende manuelle Buchhaltungsprozesse.
- Notwendigkeit von Kundenbetreuung auf Grund von Wachstum.
Lösungen
- Einsatz von Finmatics‘ KI zur Buchhaltungsoptimierung, Digitalisierung und Automatisierung.
- Enge Zusammenarbeit mit Finmatics bei Prozessplanung und Mandantenintegration.
Ergebnisse
- Erhebliche Zeitersparnis durch intelligente Finmatics KI und papierloses Buchen.
- Fokus der Mitarbeiter auf Qualitätssicherung und persönliche Kundenbetreuung.
- Flexibilität bei der Buchhaltung von überall aus und schnellere Reaktion auf Kundenanfragen.
„Anstatt mühsam händisch zu buchen kann man sich voll und ganz auf die Kontrolle der Belege konzentrieren. Große Klienten, die täglich Belege hochladen, können auch täglich/wöchentlich gebucht werden, anstatt die gesamte Buchhaltung zum Monatsende erledigen zu müssen“
Burak Sed
Geschäftsführer ECON Bilanzbuchhaltung GmbH | ECON Bilanzbuchhaltung
Der Weg zu Finmatics
Die Gründer erkannten früh, dass die Zukunft der Steuerberatung digital sein würde. Sie hatten eine Vision: durch die Digitalisierung ihrer Arbeitsprozesse Zeit zu gewinnen, um sich verstärkt auf die persönliche Betreuung ihrer Kunden konzentrieren zu können. Denn für sie war klar: Der persönliche Kontakt und die individuelle Beratung ihrer Klienten waren unverzichtbar für ihren Erfolg.
Durch eine Empfehlung eines befreundeten Steuerberaters wurde die ECON Bilanzbuchhaltung auf Finmatics aufmerksam. Nachdem sie von den Möglichkeiten, die Finmatics bietet, erfahren hatten, erkannten sie darin die Gelegenheit, ihre Vision zu realisieren: Effizient mithilfe der KI von Finmatics Buchhaltungsprozesse zu digitalisieren und automatisieren. Nach einem überzeugenden Erstgespräch mit den Digitalisierungsprofis von Finmatics stand die Entscheidung fest: Sie würden Finmatics in ihre Kanzlei integrieren.
Implementierung leicht gemacht
Die Einführungsphase gestaltete sich dank der benutzerfreundlichen Anwendung der Software und der engagierten Unterstützung des Schulungsteams von Finmatics erfreulich unkompliziert. Die persönliche Betreuung durch Finmatics spielte eine entscheidende Rolle bei der erfolgreichen Einführung der Software in der Kanzlei und dem Start des Digitalisierungsprojekts. Durch die enge Zusammenarbeit konnten verschiedene Prozessvarianten getestet werden, sowohl in Bezug auf die Verarbeitung in Finmatics als auch in BMD, um festzustellen, was am besten zu den Bedürfnissen passt.
Die Entwicklung dieser Strategie profitierte stark von der engen Zusammenarbeit mit der persönlichen Betreuung seitens Finmatics, sowohl bei der Planung der Arbeitsprozesse als auch bei der Einbindung der Mandanten in den Prozess. Die Unterstützung trug maßgeblich dazu bei, dass ein reibungsloser Übergang zur digitalen Arbeitsweise vollzogen werden konnte und das Projekt erfolgreich gestartet wurde.
Zwar stieß die Umstellung auf papierloses Buchen anfangs auf Skepsis seitens einiger Kunden, doch mit der Zeit erkannten auch sie die Vorteile der digitalen Buchhaltung, denn es gab von nun an keine Pendelordner oder Anfahrtswege, da alle Unterlagen stets auf Abruf mittels der Finmatics App von überall aus zur Verfügung standen.
Erfolge und Zukunftsausblick
Heute ist die ECON Bilanzbuchhaltung GmbH eine moderne, digitalisierte Kanzlei. Ein Großteil der Kunden lädt die Belege bequem über die intuitive Finmatics App oder direkt über den Finmatics Online Zugang hoch. Dank der intelligenten Finmatics KI entfällt die mühsame manuelle Sortierung der Belege, was zu einer erheblichen Zeitersparnis führt. Die Mitarbeiter können sich nun verstärkt auf die Qualitätssicherung und die persönliche Kundenbetreuung konzentrieren. Die Arbeitsweise hat sich grundlegend verändert: Die Buchhaltung kann flexibel von überall aus erledigt werden, was eine schnellere Reaktion auf Kundenanfragen ermöglicht.
Und während die ECON Bilanzbuchhaltung stolz auf das bisher Erreichte zurückblicken, wissen sie, dass sie auch in Zukunft auf eine digitale Kanzlei setzen werden, um ihre Qualität weiter zu steigern und ihren Kunden den bestmöglichen Service zu bieten. Mit innovativen Entwicklungen wie dem Trainingscenter, der Auto-Belegtyperkennung, dem Analyticscenter sowie das automatische Anlegen von Kunden und Lieferanten ist Finmatics für sie ein unverzichtbarer Partner auf diesem Weg zu einer digitalen Buchhaltung geworden.
„Bei Barbelegen werden von Finmatics sehr gute Buchungstexte gemacht. Alle wichtigen Daten der Rechnung werden automatisiert erkannt. Außerdem ist das automatische Anlegen von Kunden und Lieferanten sehr nützlich, dadurch hat man eine große Zeitersparnis.“
Geschäftsführer ECON Bilanzbuchhaltung GmbH | ECON Bilanzbuchhaltung GmbH
Ich berate Sie gerne
"In Gesprächen mit meinen Kund:innen ist es mir wichtig, auf die individuellen Anforderungen und Fragen bestmöglich einzugehen um eine umfassende Beratung zur Digitalisierung im Rechnunswesen zu bieten."
Sarah Ebner
Team Lead Account Manager
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